一、传统档案管理的痛点分析

随着企业信息化建设，产生了大量的电子文件和数据，这些数据一般都分散在各个系统中，比如OA、HR，ERP，CRM、PM等。对于档案管理人员来说，收集入口分散，负责整理的文件的业务人员往往没有统一标准；可能还需要手动下载、或者摘录相关数据，然后再重新整理。并且传统双套制管理模式下，还需要将电子文件打印出来进行纸质归档，这个步骤是比较繁琐且成本高昂的。纸质文件的保管、利用存在很大压力。

二、档案管理相关的法规政策变化

近十年间，国家和各省市区的档案局、馆，包括国资委、各省市的办公厅都相继发文，对档案信息化建设提出了明确的工作要求。

从2010年开始，国家档案局办公室发布了《数字档案馆建设指南》，明确为相关企事业单位提供了数字档案馆、室的建设指导。

后续国家也在不断推进相关的试点工作，比如说电子文件归档和电子档案管理试点，企业数字档案馆（室）试点，电子发票报销、入账、归档试点等。随着这些试点工作的不断推进，形成了业务系统与档案系统深度结合的管理模式，孵化出业档一体的成熟模型。

2021年1月1日，新档案法正式实施，其中增加了档案信息化章节，进一步明确了电子档案与传统载体档案具有同等法律效力。同时，《“十四五”全国档案事业发展规划》中也明确指出了档案事业未来发展的八大方向，七大重点工程和二十六个主要任务。

三、巨百数字化档案管理系统规划和核心特色

1、全门类档案一体化管理

巨百数字档案管理系统支持传统载体档案和电子文件档案的不同管理要求，能够提供传统档案数字化后相关载体关联管理，包含纸质档案管理、库房管理、数字化复制内容管理等；同时能够接收来自不通系统产生的电子文件和业务元数据，支持按照不同档案门类配置单独的元数据结构；针对会计档案、合同档案、公文档案、人事档案提供专项解决方案；

巨百数字档案管理系统为实现传统载体档案和电子档案统一平台管理为目的，以档案全生命周期管理为核心，支持档案收集、档案整理、档案利用、档案鉴定、档案销毁等各个阶段的不同管理要求。支持数字签名技术和第三方存证技术，保障用户真实身份、真实数据和真实意愿。满足不同组织对档案管理的要求，能够适配国产化的环境，构建一个数字化成果永久封存、可查可验的数字档案管理系统。

2、满足电子档案的全生命周期管理

包含档案“收”、“管”、“用”全过程的管理，通过档案管理流程对档案借阅、相关鉴定实现在线审批操作，内置数据中心提供档案多种统计报表。

3、满足财务会计档案管理需求

支持电子发票的采集，多种业务单据原始凭证的采集、财务管理账簿的采集等。满足会计档案的相关整理、查询、鉴定和利用等要求。

4、实现用户行为的实时存档

系统自动记录用户在系统中所有操作行为，并且提供日志锁定功能，通过电子签名技术防止日志数据篡改。

5、实现对归档内容的快速检索

系统支持多种检索方式，包括全文检索、条件检索、元数据属性检索等，可以快速定位目标档案。

6、支持对归档文件和数据的第三方存证

系统可以与权威司法公证处、第三方司法区块链对接，实现文件hash三方存证，进一步保证档案数据的安全性。

7、提供档案多维度的统计和分析

提供报表分析工具，能够抽取内部数据和外部集成数据，构建多种形式的报表和看板。

8、统一集成不同异构系统的档案数据

提供可视化的接入配置，支持多种对接方式，能够对接多种异构系统，实现档案数据的自动接收或者定时拉取。对进入系统的数据能够支持四性检测和加盖电子签名，保证数据的真实、完整、可用以及防止被篡改。

9、全面支持国产化适配

系统全面适配国产化的环境、包含国产化的CPU、操作系统、数据库、中间件，全面满足信创要求。

四、数字化档案管理平台功能描述

档案管理系统门户

档案管理系统会根据不同的角色岗位，提供个性化的岗位工作门户，将岗位所需要的相关的信息、从各个功能模块的数据抽取出来，集中汇总，再根据角色进行推送展示。 系统的门户支持可视化配置，包括设置门户排列布局，主题颜色，元素样式，元素的排列。并且提供多个内置门户元素供使用，比如档案统计元素、新闻元素、流程待办元素、常用功能入口等，可以快速配置个性化的门户风格和内容。

预归档库

系统提供“预归档库”功能，通过接收接口捕获归档文件和元数据，同时保持电子档案内容、元数据、组件之间的联系，可以按照业务数据的形式管理和展现，通过建立业务元数据和档案元数据的之间的映射规则，实现文件批量成件。支持多类型原文合并成件。

集成管理

提供【预归档库】中可接收的业务系统注册功能，注册后会生成“系统标识”，支持创建不同业务类型的元数据，供系统进行绑定。业务系统可以调用“归档接口”推送数据。

档案接收

档案接收支持在线接收和离线接收的方式，能够保存处理过程信息。支持多种方式录入档案数据，保存接收的处理记录。包括处理手动接收档案数据；提供统一标准Web Service/REST接口接收档案数据；能够提供数据源自动抓取，并且对源数据字段和目标字段实现关联映射，实现数据的自动抓取。

电子档案登记

系统可以对符合要求对电子档案进行登记，支持电子档案对入库前预处理，比如：分类、整理、排序、编目。对登记过程中对电子档案对数量、元数据进行确认。支持对需要删除对档案进入回收站处理，防止误删除，也可以通过审批操作来确认删除动作。

电子档案管理

可以按照不同维度下面不同分类树结构查看档案数据。比如、全宗维度、档案分类维度、档案保管期限维度、档案开放情况等维度。支持批量将需要重新整理的档案文件退回接收库，重新进行整理。

档案库房管理

档案库房管理是为了解决传统载体档案保管的问题，比如检索不便，管理记录混乱等。支持库房设定，档案入库、上架、出库、移库、盘点等各项日常操作。

档案利用

针对系统海量数据系统提供多种检索方式，比如全文检索、条件检索、元数据检索等功能来定位目标档案。提供在线电子借阅，纸质档案借用申请，利用登记、档案编研等功能。

档案借阅

可以通过选择需要的借阅的档案加入到借阅车中，完成批量借阅。在线预览的档案支持水印加注，防止档案内容的外泄。允许下载的档案，也会附件生成水印。同时系统能够按照借阅期限自动收回档案借阅权限。对于传统实体档案系统生成提醒，提醒用户归还实体档案。

档案编研

可以按照主题设定档案编研任务，设定相关的工作计划，填写专题名称、编研类型、参与的编研人员、主编人员、编研类型。可以按照编研主题收集相关档案材料，汇集到档案，方便参与编研的人员共享资料。同时支持在线编研，可以直接录入编研成果。

档案数据看板

档案数据看板支持多种图表类型，包括柱状图、折线图、饼图、堆积条图、漏斗图、面积图等多种。支持PC和移动两种布局等适配调整。所有的图表都是可视化拖拽设置，包括大小、位置、数据字段等。同时图表也支持数据穿透，能够穿透到具体的数据源中。

档案表格报表

档案表格报表是一个类型excel界面的报表设计器，可以通过简单的拖拽绑定字段的方式轻松制作出一张分组汇总表或者是交叉表，并且支持各种常见的Excel运算公式，配置操作方式与Excel一致，避免了用户重新学习的成本。这里展示的的是统计档案保存的各种数量。

档案表格报表是同样所有的操作也是可视化的，与看板型类似的是，左侧同样是数据源区域，中间是设计区域，右侧是设置区域，顶部多了一块功能设置区

移动档案管理

基于移动引擎技术，打造的档案移动应用，方便普通用户通过一部手机就可以完成档案检索利用，借阅申请。实现档案利用全天服务，7*24小时在线为用户服务。档案管理员通过一部手机完成移动扫码上架、扫码装盒等实体档案管理操作。

档案设置

不同的组织和行业对档案管理的要求和规范都有不同，系统能够灵活配置，支持设置档案全宗、门类、分类、档号编码、系统框架、业务流程等工作模式。